GDPR i rekrutteringsprosessen

Hvordan skal du som rekrutterer i ditt firma forholde deg til regelen for personvernforordningen GDPR når det gjelder innsyn i intervjunotater?
Har kandidaten rett til innsyn i dine intervjunotater?

Ja, så lenge de finns personopplysninger i disse notatene så kan kandidaten kreve innsyn. En personopplysning er informasjon som direkte eller i kombinasjon med andre opplysninger kan tilbakeføres til en spesifikk person. Dette kan i tillegg til opplysninger som: navn, telefonnummer og bostedsadresse være andre opplysninger som kan tilbakeføres til et individ. Eksempel kan være tidligere arbeidsoppgaver, arbeidssted eller arbeidstittel samt firmanavn.

Når kandidaten oppgir personlig informasjon om seg selv i jobbintervjuet og du noterer dette ned i intervjuskjemaet er dette personopplysninger.
I samme skjema skriver mange ned sine personlige betraktinger om kandidaten og tolkning på svarene kandidaten gir og som gir grunnlag for hvordan kandidaten vil passe i stillingen. Om dette må utleveres og kandidaten ser hvilke tolkninger og personlige betraktninger du gir kan dette virke både negativt og støtende for kandidaten om det ikke er rosende omtale.

Derfor er det viktig å se på hvilke rutiner som blir brukt og hvordan man håndterer notater fra intervjuer som kan inneholde personopplysninger.
Derfor er det viktig å skille mellom det faglige intervjuet og egne betraktninger, personlige holdninger og tolkninger av kandidaten.
Det viktigste her er å gjennomføre kompetansebasert strukturert intervju som er relevante for stillingen, og hvor alle kandidater får samme spørsmål med de samme oppfølgingsspørsmål. Gjør man dette vil du kunne gi fra deg dokumentet i full forvissning om at du kun har notert det kandidaten svarer på uten dine personlige tolkninger.
En slik tydelig struktur i spørsmålstillingen gjør at det er enklere å sikre at det ikke blir spurt om irrelevante personopplysninger. Noter intervjusvarene og ikke egne vurderinger. Kandidaten kan be om innsyn i intervjusvarene men ikke i dine egne vurderinger og tolkninger om kandidaten, noe du kan notere et annet sted.
Derfor er det viktig å skille kandidatens svar fra dine egne notater. Dette minimerer risikoen for at du havner i en kinkig situasjon.

Det er også viktig å oppbevare dette intervjuskjemaet digitalt. Både håndskrevne og elektroniske notater er likestilte og det anbefales derfor å overføre dette digitalt slik at dette ev kan sendes kandidaten om vedkommende ønsker innsyn. I tillegg blir det enklere å administrere og oppbevare.

Lykke til med intervjuet!